سلام به همراهان شاپ مجازی در این مقاله همراه ما باشید تا مفهوم شماره مجازی، کاربرد های شماره مجازی، انواع شماری مجازی و نحوه کارکرد آن را به طور جامع برای شما توضیح دهیم تا بتوانید از آن بهترین استفاده را در کسب و کارتان داشته باشید.
شماره مجازی (Virtual Number) چیست؟
شماره تلفن مجازی شماره تلفنی است که به هیچ شبکه فیزیکی متصل نیست و قادر به انجام تماس های همزمان نامحدود است. تماس‌هایی که روی یک شماره تلفن مجازی قرار می‌گیرند را می‌توان برای عملکرد ردیابی و نظارت کرد.
تلفن های سنتی به یک دستگاه ثابت متصل می شوند که می تواند تلفن ثابت یا تلفن همراه باشد . چیزی که یک شماره مجازی را متمایز می کند این است که ، به هیچ دستگاه فیزیکی یا مکان خاصی مرتبط نیست.
شمارهای مجازی ، از اینترنت برای اتصال تماس گیرندگان استفاده می کنند و هر تماس در یافتی و یا پیام متنی به یک خط VOIP از پیش تعیین شده هدایت می شود .
شماره مجازی را می توان از هرمکان و از طریق هر دستگاه متصلی اداره کرد.شما می توانید آن را به گونه ای تنظیم کنید که دریافت تماس و پیام در تلفن های همراه ، لپ تاپ و تبلت را در یک زمان معین دریافت کنید.
دیگر نیازی به خط تلفن فیزیکی در دفتر خود برای ارتباط ندارید. شما می توانید از یک شماره مجازی مانند تلفن معمولی استفاده کنید.
تاریخچه ارتباطات مجازی و شماره تلفن
زمانی که تلفن ها برای اولین بار ایجاد شدند، اصلاً شماره ای وجود نداشت. در عوض، تلفن ها به صورت جفت فروخته می شد. با چرخاندن میل لنگ، برق تولید میشود و زنگ آن طرف خط تلفن به صدا در می‌آید.
سپس این مورد اصلاح شد و اپراتورهایی برای اتصال فرد به فرد معرفی شدند. و آرام آرام شماره تلفن تبدیل به یک اختراع ضروری شد.
این خاستگاه AT&T بود، شرکتی که هنوز هم وجود دارد. به هر رقم تلفن از 2 تا 9 سه حرف اختصاص داده شد. و دو رقم اول نشان می دهد که شماره مربوط به کدام شهر است.
به زودی شماره گیری رایگان امکان پذیر شد. اما این نیز به صورت دستی با اپراتورها به عنوان فرد میانی انجام شد. اما در سال 1967، AT&T "شماره گیری جمع آوری خودکار" را توسعه داد که به آرامی به چیزی رسید که ما اکنون از شماره های رایگان می شناسیم.
در دهه 1980، شبکه های تجاری نیاز به سیستم های ارتباطی بهتر را ایجاد کردند و با اختراع انقلابی رایانه شخصی (PC) و سرویس اینترنت (ISP)، زمان تولد پروتکل صدا از طریق اینترنت (VoIP) بود. VocalTech در سال 1995 VoIP را به عنوان راهی برای کاهش هزینه های تماس از راه دور توسعه داد.
با استفاده از همان نرم افزار، یک کاربر می توانست با دیگری تماس بگیرد و با نرخ های معقول صحبت کند. این باعث می شود افراد از طریق رایانه به تلفن و تلفن به تلفن ارتباط برقرار کنند.
به تدریج، مهندسان و متخصصان مخابرات بر روی این فناوری سرمایه گذاری کردند تا با افزودن قابلیت های ویدئو و اشتراک فایل، نحوه ارتباط ما با دیگران را بهبود بخشند.
اکنون، با VoIP و شماره تلفن های مجازی، کاربران می توانند از طریق اینترنت تماس بگیرند، از هزینه تماس های بین المللی اجتناب کنند و یک دفتر مجازی را از هر کجا مدیریت کنند.
نحوه کار شماره مجازی به چه صورت هست؟
شماره‌های مجازی به سیستم‌های EPABX، سیم‌کارت‌ها یا شبکه‌های سیمی مرتبط نیستند. آنها می توانند بر روی یک پلت فرم ابری میزبانی شوند، که بر اساس شرایط از پیش تعیین شده، تماس ها را بین دو یا چند طرف هدایت می کند.
در صورت تماس ورودی، مشتری می تواند با شماره مجازی از جمله شماره های رایگان تماس بگیرد، درست مانند هر خط تلفن سنتی.
آنها می توانند به طور خودکار بر اساس شرایطی مانند مکان، زمان تماس و غیره مسیریابی شوند، یا می توانند به یک تلفن گویا هدایت شوند، که می تواند تماس را بر اساس درخواست خاص خود مسیریابی کند.
برای تماس های خروجی، نمایندگان فروش میدانی شما می توانند به طور ایمن از برنامه CRM شما که از طریق شماره مجازی قرار می گیرد با مشتری تماس بگیرند.
کارمندان شما می توانند از دستگاه های خود - تلفن ثابت یا تلفن همراه شخصی، از هر کجا که هستند، برای برقراری یا دریافت تماس های امن استفاده کنند. شما می توانید جریان تماس را بر اساس نیازهای تجاری خود تعریف کنید.
شماره مجازی چه تفاوتی با یک شماره معمولی دارد؟
شماره تلفن های مجازی مانند شماره تلفن های معمولی هستند، با این تفاوت که به جای خطوط تلفن سنتی، تماس ها را از طریق اینترنت هدایت می کنند.
اعداد مجازی با سیستم‌های صوتی از طریق پروتکل اینترنت (VoIP) کار می‌کنند که سیگنال‌های صوتی را می‌گیرند، آنها را به سیگنال‌های دیجیتال تبدیل می‌کنند و از طریق خطوط اینترنت ارسال می‌کنند.
این امکان ارسال صدا و تصویر از طریق اینترنت را فراهم می کند. برای اینکه شماره تلفن های میزبانی شده کار کند، به اینترنت یا اتصال WiFi خوب و قابل اعتماد نیاز دارید.
سپس میتوانید از هر کجای دنیا و از طریق هر دستگاهی تماس برقرار کرده و به آن پاسخ دهید. میتوانید از لپ‌تاپ یا تلفن هوشمند خود استفاده کنید یا هنگام سفر تماس‌ها را به اتاق هتل خود فوروارد کنید. و شما همه اینها را از طریق کنترل پنل ارائه دهنده خود کنترل و سفارشی می کنید.
یک شماره معمولی به خط تلفن یا سیم کارت ارائه شده توسط یک ارائه دهنده خدمات تلفن ملی گره خورده است. برای سیستم های اداری، این به معنای نصب خطوط تلفن در سراسر ساختمان برای اتصال هر تلفن است که گران است و نیاز به تعمیر و نگهداری منظم دارد.
از طرف دیگر، وقتی یک شماره مجازی دریافت می کنید، به شما امکان می دهد از طریق چندین دستگاه و مکان به تلفن دسترسی داشته باشید.
زیرساخت مورد نیاز برای یک شماره مجازی، مانند پشتیبان‌گیری از داده‌ها و نرم‌افزار، معمولاً توسط ارائه‌دهنده خدمات میزبانی میشود و حداقل تعمیر و نگهداری در پایان شما باقی می‌ماند.
شماره مجازی چه انواعی دارد و کاربردهای آنها چیست؟
هفت نوع شماره مجازی وجود دارد –عادی، اجاره ای، دائمی، شماره موبایل، شماره تلفن ثابت، شماره تلفن رایگان و شماره محلی.
- شماره مجازی عادی: شماره مجازی های عادی برای یک سرویس به کار می روند مثلا فقط واتساپ.این نوع شماره ها بسیار ارزان و پرطرفدار هستند.
- شماره مجازی اجاره‌ای: در شماره مجازی شما مجاز به استفاده تمامی سرویس ها هستید. در شماره مجازی اجاره ای همانطور که از اسم آن پیدا است شما در مدت زمان مشخصی که آن را اجاره کرده اید می توانید به صورت تمام و کمال برای سرویس ها و سایت ها از آن استفاده کنید.
در ضمن این از شماره مجازی ها قابلیت تمدید شدن از این بابت هیچ نگران نباشید.
- شماره مجازی دائمی: در این نوع از شماره مجازی ها شما برای استفاده از تمامی سرویس ها تا هر زمانی که بخواهید آزاد هستید و هیچ محدودیتی ندارید.
- شماره موبایل: یک شماره موبایل مجازی یک شماره ده رقمی است که شبیه یک شماره موبایل استاندارد است که معمولاً برای برقراری تماس ایمن با مشتریان به نمایندگان میدانی اختصاص داده می شود.
نمایندگان می توانند از دستگاه های تلفن همراه موجود خود تماس برقرار کنند در حالی که به راحتی بین تماس های شخصی و کاری تفاوت قائل می شوند.
- شماره تلفن ثابت: شماره های تلفن ثابت مجازی آنهایی هستند که در قالب یک شماره تلفن ثابت محلی هستند - معمولاً با کد STD و یک شماره 8 رقمی. این امر مخصوصاً برای ارتباطات درون سازمانی و کانال‌سازی تماس‌ها به سایر دستگاه‌ها برای اطمینان از تداوم کار از راه دور مفید است.
بسیاری از سازمان های فروش و کسب و کارهای کوچک نیز ترجیح می دهند شماره تلفن ثابت مجازی را به عنوان شماره دفتر خود داشته باشند.
- شماره تلفن رایگان: یک شماره تلفن رایگان معمولاً برای تماس گیرنده رایگان است، هزینه آن بر عهده کسب و کار است. سازمان‌ها برای موقعیت‌هایی که نیاز دارند مشتریان با آنها تماس بگیرند، شماره‌های رایگان را در دسترس قرار می‌دهند.
به عنوان مثال، خط فروش ممکن است رایگان باشد، بنابراین شماره تماس برای گزارش فعالیت های تقلبی یا تماس با خدمات اضطراری می تواند. شماره رایگان مجازی را می توان به چندین کانال متصل کرد تا یک نماینده در دسترس بتواند در تماس شرکت کند، بدون اینکه مشتری در صف منتظر بماند.
- شماره محلی: یک شماره محلی مجازی، شماره ای است که به گونه ای تغییر یافته است که شبیه شماره تلفن های محل است. این امر نرخ تحویل را بهبود می‌بخشد، زیرا مشتریان ممکن است از پاسخ دادن به تماس‌های شماره‌های غیرقابل تشخیص محتاط باشند.
اینها تنها هفت نوع نوع اصلی شماره مجازی هستند. همچنین، شماره‌های مجازی ثابت نیستند و می‌توان آنها را بر اساس کانال یا هدف سفارشی کرد و برای افزایش تعامل تغییر داد.
چگونه یک کسب و کار می تواند از شماره مجازی استفاده کند؟
اکثر کسب و کارها زمانی شروع به کار می کنند که یک شماره مجازی برای برقراری یا دریافت تماس دریافت می کنند. اما آنها می توانند کارهای بسیار بیشتری انجام دهند.
برخی از دیگر امکانات استفاده از شماره مجازی عبارتند از:
یک تصور غلط رایج وجود دارد که شماره مجازی فقط برای شرکت های بزرگ مفید هستند. اما، این درست نیست. برای همه از جمله شرکت‌های مقیاس بزرگ که در چندین کشور فعالیت می‌کنند، سازمان‌های دولتی که از شماره‌های رایگان برای خدمات استفاده می‌کنند، استارت‌آپ‌های نوپا که به دنبال راه حل‌های نوآورانه هستند، و کسب‌وکارهای کوچکی که با سیستم‌های قدیمی دست و پنجه نرم می کنند با خرید شماره مجازی می توانند عملکرد خود را بهبود ببخشند.
مزایای استفاده از شماره مجازی چیست؟
- تنظیم آسان : تنظیم شماره ای مانند شماره موبایل مجازی سریع و کم هزینه است.
- ویژگی های پیشرفته : دارای ویژگی های بسته بندی شده است، که شامل ردیابی تماس ، صف تماس و.. است.
- تجزیه و تحلیل تماس ها:شما میتوانید از تماس های صورت گرفته ، مدت زمان هر تماس ، زمان برقرار هر تماس و اینه چه کسی چند بار تماس گرفته را به سادگی متوجه بشوید.
- ضبط خودکار تماس : ضبط دقیق و دقیق تماس ها را در یک محیط امن امکان پذیر می کند.
چگونه یک شماره مجازی برای کسب و کار خود دریافت کنیم؟
دریافت شماره مجازی آسان تر از نصب خط تلفن جدید است.
مرحله 1: ارائه دهنده خدمات تلفن ابری را انتخاب کنید.
مرحله 2: برنامه های تماس خود را با توجه به حجم تماس و گردش کار سفارشی کنید یا از طرح های موجود انتخاب کنید.
مرحله 3: نصب و ادغام سرویس تلفن در زیرساخت ارتباطی خود با حداقل زمان خرابی. شما می توانید انتخاب کنید که شماره مجازی شما نیز چگونه باشد!
چه ویژگی هایی را پس از خرید شماره مجازی میتوانید خصوصی سازی کنید؟
- انتقال تماس : تماس‌ها را به شماره‌های دیگری در هنگام مسافرت و موارد دیگر هدایت یا هدایت کنید
- احوالپرسی سفارشی: تماس گیرندگان پیام تبریکی را با اطلاعاتی در مورد شرکت شما خواهند شنید
- مدیریت حساب: برای اطمینان از اینکه هنگام استفاده از سرویس آنها با مشکل مواجه نمی شوید
- تماس خروجی: تماس های خروجی را با شناسه تماس گیرنده محلی خریداری شده از ارائه دهنده خود برقرار کنید
- پست صوتی: برای پاسخ دادن به تماس های از دست رفته
- ارسال متوالی: تماس‌ها را فهرستی از شماره‌های تلفن از پیش تعیین‌شده ارسال می‌کند
- انتقال تماس: به صورت دستی تماس ها را به اعضای تیم منتقل کنید
- ضبط تماس: ثبت تماس ها برای تضمین کیفیت، تجزیه و تحلیل عملکرد، و نگهداری سوابق
- برنامه های افزودنی: برای بخش ها و مکان های اداری مختلف
- پاسخ صوتی تعاملی (IVR): یک پاسخ خودکار که تماس‌گیرندگان را از طریق فهرستی از گزینه‌ها برای حل مشکل یا تکمیل کارشان راهنمایی می‌کند.
اما این همه‌اش نیست. بر اساس طرحی که انتخاب می کنید، ارائه دهندگان مزایای بیشتری به شما ارائه می دهند. میتوانید افزونه‌ها را در بالای آن قرار دهید تا طرحی سفارشی برای نیازهای خود ایجاد کنید.
برای مثال، میتوانید ویژگی‌های Rollover Minutes ، ویدئو کنفرانس، یا کلیک برای تماس و غیره را اضافه کنید. اینها به شما کمک می کنند تا سیستم تلفنی را توسعه دهید که شما و تیمتان با آن راحت تر هستید.
چرا باید به سرمایه گذاری در سیستم تلفن مجازی فکر کنید؟
اگر از شماره تلفن های مجازی به طور موثر استفاده شود، می تواند سیستم ارتباطی کسب و کار شما را تقویت کند.
بنابراین، هر کجا که بروید و از هر وسیله ای که استفاده می کنید، به راحتی می توانید شماره کسب و کار خود را به آن متصل کنید و با مشتریان وفادار خود در ارتباط باشید.
اگر شما یک فروشگاه اینترنتی دارید، اما می خواهید به مشتریان در سراسر جهان دسترسی داشته باشید. برای انجام موثر این کار، باید در ارتباط مداوم و راحت با مشتریان یا مشتریان احتمالی باشید.
انعطاف پذیری و ارتباطات چند کاناله برای چنین محیط های کاری ضروری است. اعداد مجازی این فرصت را به شما می دهند تا همه چیز را مدیریت کنید.
اگر پس از خواندن این مطلب، فکر می کنید که کسب و کار شما می تواند از شماره تلفن های مجازی و سیستم دفتر دیجیتال بهره مند شود، خوش شانس هستید! گرفتن شماره مجازی آسان است. شما می توانید به سادگی از شاپ مجازی بزرگ ترین فروشگاه خدمات مجازی ، بر اساس نیاز خود اقدام به خرید شماره مجازی ارزان دلخواه خود کنید.
همچنین می توانید از دیگر خدمات این فروشگاه همچون خرید اپل آیدی بهره مند شوید.
